書類の整理に手が回らなくて、アタフタしている社長さん、おはようございます。

見て見ぬふりをしたいのはやまやまでしょうが、見ないふりをしていても問題は片付かないのだ…と、自分に言い聞かせているOffice Triangleの花澤です。

何のことかと言いますと、終わらない書類の山と格闘中…と言うことですね。

季節柄、そんな時期です。

会計事務所の皆様も、決算期の経理部のみなさまも、きっと同じように格闘中の事と思います。

わたしたちも大変なのよヽ( ´ー)ﾉ ﾌｯ

だから、必要書類は早め提出でよろしくね！

ところで書類整理にはコツがあります。ものすごくシンプルです。

シンプルすぎて「そんなことは言われんでも分かっとるわぃ！」と言われそうです。

…が、書類整理の苦手な方は、だいたい出来てません。

それは何か、と言うと「ルールを決める」と言うことです。

もうちょっと詳しく書きますね。

書類には大きく分けて３つ種類があります。

①大切な書類　

②大切かもしれない書類　

③不要な書類

…ざっくり過ぎて自分でもびっくりです(笑)

①と③は、当たり前ですが、どなたもきちんと整理できます。

だいじな書類を捨てたり、要らない書類を大事にとっておいたりする方は、どんなに書類整理が苦手でもいらっしゃいません。

問題は②です。将来必要になるかもしれない…と迷うと捨てられなくなります。

かといって、「重要だ」と言う認識も薄い(考えたことがない)ので、どこにどうやって保存しておくのか、ルール化されていません。

…う～ん、どうしよう。まあ、いっか。あとで考えよう。

そして、その辺にぽいッと置いておきます。

残念ながら、二度とお目見えすることはありません。

…え？じゃ、②も要らない書類だったってこと？

乱暴に言ってしまえば、そのとおり。

８割は不要な書類に分類しても構いません。２割は保管が必要です。

それを決められないから迷ってるのに～～～( ﾉД`)ｼｸｼｸ…

…ですよね～(苦笑)

でも②に迷うのは、将来役に立つかもしれない、つまり役に立つ「気がする」からです。

それは、いつですか？1年後？５年後？１０年後？

いつなんて分からない？

では、それが必要になるのはどんな時ですか？

いやいや、役に立つとかそう言うのじゃなくて、

「後でゆっくり読みたいと思っててさ～」「ちょっと興味があって詳しく調べようと思っててさ～」

なんてこともあるでしょう。」

(*・ω・)(*-ω-)(*・ω・)(*-ω-)ウンウン♪

分かる分かる。そう言うこともありますよね。

だから、期限を決めましょう。

保留の書類を保管していく「場所」を作りましょう。

だって重要できちんとファイリングしている書類にも「期限」があるでしょう？

たとえば、会計の書類なら７年は保管しておいてね、と言う決まりがあるでしょう？

未決の書類・保留の書類にも、期限を決めます。

長くても１ヶ月。

それ以上になって、それでも保管しておく理由が見つからなかったら、えいやッと捨ててしまいましょう。

こういう短期保管ルールを決めておけば、もう書類の山で迷子になることもなくなりますよ！

やってみてね！！

それでも、無理…　＿|￣|○と思ったら、僭越ながらOffice Triangleがお手伝いしますよ！